Calendly gehört zu den beliebtesten Tools für die Online-Terminbuchung auf Websites. Die Vorteile liegen auf der Hand: Du kannst es kostenlos nutzen, die Bedienung ist intuitiv und die Integration in deine Website erfolgt unkompliziert.
Jahrelang dominierte Calendly den Markt der Terminplanungs-Tools. Doch mittlerweile hat sich einiges getan: Eine Reihe ähnlicher Lösungen bietet inzwischen erweiterte Funktionen, die über die Grundausstattung von Calendly hinausgehen.
Besonders beim Thema Datenschutz können diese Alternativen für dich interessant sein. Gerade im deutschsprachigen Raum spielt die DSGVO-Konformität eine wichtige Rolle bei der Auswahl des richtigen Tools.
Dein umfassender Vergleich
In diesem ausführlichen Artikel stelle ich dir die besten Calendly-Alternativen vor, die aktuell (2025) auf dem Markt verfügbar sind. Dieser Vergleich unterstützt dich dabei, das passende Tool für deine individuellen Anforderungen zu finden.
Was ist Calendly?
Calendly ist eine Terminplanungssoftware, mit der du auf deiner Website einen Kalender einfügen kannst. Über einen einfachen Code bindest du diesen Kalender direkt in deine WordPress-Website ein.
Dein Websitebesucher sieht dann deine freien Verfügbarkeiten im Kalender. Er kann diese mit seinem eigenen Terminplan abgleichen und direkt eine Online-Terminbuchung vornehmen. Für dich und deinen Websitebesucher bedeutet das eine enorme Zeitersparnis.
Sicherlich kennst du die Herausforderung der Terminplanung: Einen Termin über E-Mail zu finden, endet meistens in einem Ping-Pong-Spiel aus Hin- und Her-Schreiben. Mit einem solchen Buchungssystem machst du es dir und deinem Websitebesucher erheblich leichter. Du sparst Zeit und bietest gleichzeitig einen professionellen, effizienten Service.
Wie funktioniert Calendly?
Technisch gesehen ist die Umsetzung sehr einfach. Du benötigst lediglich drei Schritte:
Damit bist du auch schon fertig. Darüber hinaus kannst du noch weitere spannende Funktionen nutzen, die dir die Arbeit zusätzlich erleichtern:
Hat jemand einen Termin mit dir gebucht, kannst du dieser Person automatisch eine Bestätigungs-Mail zusenden. Kurz vor dem Meeting verschickst du zusätzlich eine Erinnerungsmail. Du hast sogar die Möglichkeit, Benachrichtigungen per SMS zu versenden.
Calendly bietet dir nahtlose Integrationen zu anderen Tools. Wenn du einen Kalender nutzt, beispielsweise den Outlook Kalender, kannst du diesen direkt mit Calendly verknüpfen.
Bucht jemand einen Termin bei dir, erfolgt eine 2-Wege-Synchronisation. Der Termin wird automatisch in deinen Kalender eingetragen. Umgekehrt funktioniert das genauso: Trägst du in deinem Kalender einen Termin ein, wird der entsprechende Zeitslot in Calendly geblockt. So behältst du immer den Überblick und vermeidest Doppelbuchungen.
Darüber hinaus kannst du weitere Schnittstellen einrichten, beispielsweise zu Slack, Zapier, Stripe oder Mailchimp. Diese Integrationen machen deine Arbeitsabläufe effizienter und sparen dir wertvolle Zeit.
Calendly und der Datenschutz (DSGVO)
An dieser Stelle möchte ich dir noch ein paar Hinweise geben und die betreffen nicht nur Calendly, sondern generell solltest du bei allen Terminbuchungstools auf folgendes achten:
Wichtiger Hinweis:
Ich bin natürlich kein Anwalt, falls du wirklich auf Nummer sicher gehen willst, kontaktiere einen Anwalt oder einen Datenschutzbeauftragten. Die hier genannten Informationen basieren auf meinen Recherchen und langjährigen Erfahrungen.
Jetzt hast du einiges über Calendly und den Datenschutz erfahren, aber wie verhält es dich denn jetzt mit den Calendly-Alternativen? Wie gehen diese Tools mit dem Datenschutz um und welche Funktionen bieten diese Tools?
Ich habe mir dazu einige vergleichbare Anbieter angeschaut, diese getestet und miteinander verglichen.
Calendly Alternativen im Vergleich: So habe ich getestet
Bei allen Anbietern habe ich einen Account erstellt, in der Regel immer den kostenfreien. Anschließend habe dann jeweils einen Kalender erstellt und diesen auf meine Test-Website eingebunden. Generell habe ich bei allen hier vorgestellten Tools, auf folgende Aspekte geachtet:
1. TuCalendi
Ich bin ein großer Fan von TuCalendi und nutze dieses Online-Terminbuchungstool bereits seit einigen Jahren auf meiner Website.
TuCalendi kannst du unter anderem in Deutsch nutzen, und die Basis-Version ist kostenlos. Damit sind die wichtigsten Funktionen bereits abgedeckt, und du kannst direkt einen Kalender in deine Website einbinden. Einfacher und kostengünstiger geht es kaum.
Bei der kostenpflichtigen Variante zahlst du wahlweise 8 Euro pro Monat oder 79 Euro pro Jahr. Außerdem kannst du, dir auch Codes kaufen und so TuCalendi für 6 Monate nutzen. Angesichts des Funktionsumfangs und der stetigen Erweiterungen ist das eine absolute Empfehlung.
Die Benutzeroberfläche wirkt etwas altmodisch, und ich muss gestehen, dass ich einige Funktionen erst suchen musste. Wenn du dir jedoch ein paar Minuten Zeit nimmst und jeden einzelnen Menüpunkt durchgehst, findest du alle relevanten Einstellungen. Mobil kannst du TuCalendi zwar nutzen, aber ich würde dennoch den PC bevorzugen, um die Einstellungen vorzunehmen. Für eine schnelle Kontrolle zwischendurch ist die mobile Version in Ordnung.
Optisch kannst du den Kalender anpassen – allerdings sind hier nur Farbanpassungen möglich. Toll finde ich, dass du individuelle Felder zur Abfrage einfügen kannst. Der Kalender selbst ist ziemlich schick gestaltet, und mit nur wenigen Klicks können deine Websitebesucher einen Termin buchen. Hier gilt das Multi-Step-Prinzip, das viele Online-Kalender verwenden.
Du kannst TuCalendi optional mit den üblichen Kalendern wie Google, Microsoft oder Apple koppeln. Eine Zoom- oder Teams-Integration ist ebenfalls möglich. Besonders praktisch finde ich, dass du auch bezahlte Termine durchführen kannst. Die Zahlungsabwicklung erfolgt dann wahlweise über PayPal oder Stripe.
Datenschutz
TuCalendi ist ein europäischer Anbieter, der Unternehmenssitz ist in Spanien. Es werden spanische Server verwendet und somit hast du mit Calendly eine gute DSGVO-konforme Alternative zu Calendly.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt nach dem spanischen Datenschutzgesetz. In den Account Einstellungen kannst du ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) herunterladen und abschließen.
Das sollte verbessert werden:
Ich nutze TuCalendi ganz gerne, um damit auch meine Newsletter-Liste aufzubauen. Dazu habe ich eine Checkbox aktiviert, sodass du bei einer Buchung entscheiden kannst, ob du meinen Newsletter abonnieren willst oder nicht.
Nun ist es so, dass ich dich dann per Hand in mein Newsletter-Tool übertragen muss. Hier würde ich mir eine Schnittstelle wünschen, zwischen TuCalendi und den üblichen Newsletter-Anbietern.
Darum ist TuCalendi eine gute Calendly-Alternative:
Zeitersparnis: TuCalendi kannst du so einrichten, dass bei der Buchung automatisch ein Zoom-Event erstellt wird. Der Link zum Zoom-Event wird dann automatisch per E-Mail verschickt. Bequemer und einfacher geht es wirklich nicht mehr.
DSGVO: TuCalendi ist ein europäischer Anbieter mit Sitz in Spanien. Laut eigenen Aussagen ist das Tool zu 100 % DSGVO-konform. Dennoch empfehle ich dir, dies im Detail zu prüfen und dich selbst davon zu überzeugen.
Stetige Entwicklung: TuCalendi ist noch relativ neu auf dem Markt und daher noch nicht so etabliert wie Calendly. Viele Funktionen befinden sich noch in der Pipeline und werden erst mit der Zeit integriert. Ich werte das als positives Zeichen, denn es zeigt, dass das Tool kontinuierlich weiterentwickelt wird und du von zukünftigen Verbesserungen profitierst.
2. youcanbookme
youcanbookme ist eine tolle Calendly-Alternative. Einziges Manko: Du solltest Englisch können, um das Tool zu nutzen.
Dennoch überzeugt mich die moderne und sehr einfache Bedienoberfläche. Du wirst Schritt für Schritt durch den Einstellungs-Prozess geleitet, sodass du keine relevanten Einstellungen vergisst. Dank der intuitiven Oberfläche legst du in wenigen Minuten einen Kalender an – sogar bequem vom Smartphone aus.
Du kannst die üblichen Anpassungen vornehmen: Nach einer Buchung wird automatisch ein Zoom-Event erstellt, bezahlte Events sind ebenfalls möglich. Dank der Zapier-Schnittstelle fügst du deine Kontakte direkt zu Mailchimp oder Active Campaign hinzu.
Besonders praktisch: Du kannst mehrere Follow-Up-Mails anlegen und genau einstellen, wann diese versendet werden. Nach dem Meeting kannst du eine Dankes-Mail verschicken – eine Funktion, die youcanbookme exklusiv bietet.
Deinen Onlinekalender bindest du ganz einfach per Code in deine Website ein. Alternativ integrierst du einen Button oder verlinkst die youcanbookme-Landingpage.
Optisch gefällt mir der Kalender sehr gut. Als Besucher siehst du die aktuelle Woche mit allen freien Zeitslots auf einen Blick – übersichtlich und ohne jeden Tag einzeln anklicken zu müssen.
Datenschutz
youcanbookme ist ein Anbieter aus Großbritannien und nutzt Server von Amazon Web Services, die in den USA stehen können. Dies wird im folgenden Auszug deutlich: „Our server infrastructure is provided by Amazon Web Services and is currently based in the United States.“
Dennoch gibt youcanbookme an, sich an das europäische Datenschutzgesetz zu halten und versichert, keinerlei Daten weiterzugeben. In der Privacy and Data Protection sind alle relevanten Informationen ausführlich beschrieben.
Besonders positiv finde ich, dass du in deinen Konto-Details einstellen kannst, wie lange die Buchungsdaten gespeichert werden. Diese Funktion konnte ich bei keinem der anderen Anbieter finden.
Insgesamt habe ich den Eindruck, dass youcanbookme sehr transparent mit dem Thema Datenschutz umgeht. Jede noch so kleine Information wird deutlich beschrieben. Auch obligatorische Hinweise, beispielsweise zur Datenweitergabe an Zahlungsanbieter, werden hier klar aufgeführt.
Das sollte verbessert werden:
Prinzipiell ist es praktisch, dass du deinen Kalender, beispielsweise Google Kalender, integrieren kannst, um Termine zu synchronisieren. Allerdings finde ich es etwas seltsam, dass dies bei youcanbookme verpflichtend ist.
Bereits beim Registrierungsprozess musst du deinen Kalender verknüpfen. Ohne diese Verknüpfung kannst du das Tool nicht nutzen. Auffällig ist außerdem, dass der Apple Kalender (iCloud) nicht verfügbar ist.
Falls du Schwierigkeiten mit Englisch hast, wird die Nutzung des Tools zur Herausforderung. Du kannst es ausschließlich in Englisch verwenden. Immerhin wird deinen Websitebesuchern auf dem Kalender eine deutsche Übersetzung angezeigt.
Darum ist youcanbookme eine gute Calendly-Alternative:
Bedienung: Ich schätze Tools, die schnell und einfach zu bedienen sind – bei denen alles selbsterklärend ist. Bei youcanbookme ist das definitiv der Fall. Auch die Buchung gestaltet sich sehr einfach und intuitiv.
Optik: Sowohl die Bedienoberfläche als auch der Kalender überzeugen mich vollständig. Das Design ist hervorragend und sehr modern. Der Kalender kann sich optisch ebenfalls sehen lassen.
Preis-Leistungs-Verhältnis: 8,10 Euro pro Monat sind angesichts des enormen Funktionsumfangs und der praktischen Schnittstellen zu Zoom, Zapier und vielen weiteren Tools definitiv gerechtfertigt. Falls du noch unschlüssig bist, kannst du diese Calendly-Alternative einfach 14 Tage kostenlos testen.
3. TidyCal
TidyCal gibt es aktuell im AppSumo Deal*. Hier zahlst du einmalig 29 Dollar und kannst das Tool lebenslang nutzen – ohne zusätzliche Kosten. Angesichts des tollen Funktionsumfangs und der einfachen Bedienung ist das eine echte Calendly-Alternative.
Ich habe mich direkt mit TidyCal angefreundet. Obwohl die Benutzersprache auf Englisch ist, erstellst du mit nur wenigen Klicks einen Kalender und bindest ihn in deine Website ein. Der Buchungskalender wird deinem Websitebesucher in Deutsch angezeigt.
Ähnlich wie bei youcanbookme wirst du durch den Prozess geleitet. Du stellst die Dauer des Meetings ein, legst einen Zeitpuffer zwischen den Meetings fest und nimmst viele weitere Anpassungen vor. Lediglich eine maximale Anzahl an Buchungen pro Tag kannst du nicht festlegen.
Im Buchungskalender stellst du zusätzliche Fragen, die dein Besucher beantworten muss. Nach einer Buchung leitest du deinen Websitebesucher auf eine extra dafür angelegte Landingpage weiter.
Auch die üblichen Schnittstellen zu Zoom, diversen Kalendern (Google, Microsoft, Apple-Kalender), Zapier und weiteren Tools sind vorhanden.
Mit TidyCal hast du alles, was du brauchst – ohne viel Schnickschnack. Dank des tollen AppSumo Deals* ist es außerdem eine sehr kostengünstige Calendly-Alternative.
Datenschutz
TidyCal ist ein US Anbieter und verwendet Server in den USA.
Das sollte verbessert werden:
Leider kannst du keine optischen Anpassungen vornehmen, okay so gut wie gar nicht. In deinem Account kannst du lediglich die Einstellung zu Booking Page Theme Color vornehmen. Hier kannst du immerhin ein Hex-Code angeben.
Schade finde ich auch, dass du keine Bestätigungs-Mail oder Erinnerungs-Mail anlegen kannst. Über die Hilfe habe ich zufällig herausgefunden, das 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Meeting eine Erinnerungs-Mail herausgeschickt wird.
Darum ist TidyCal eine gute Calendly-Alternative:
Kostengünstig: Natürlich weiß ich nicht, wie lange es diesen AppSumo-Deal noch gibt, aber so lange es diesen gibt, hast du mit TidyCal eine super günstige Alternative zu den anderen hier vorgestellten Tools. 29$ für eine Lifetime-Lizenz ist ein absoluter no-brainer!
4. doodle
Doodle kannte ich bisher nur von der Umfrage-Funktion und war daher erstaunt, dass man damit auch Termine buchen kann. Der Registrierungsprozess funktioniert in wenigen Sekunden. Nach dem Einloggen hat mein Ad-Blocker allerdings direkt Alarm geschlagen – dazu später mehr.
Auf der Übersichtsseite legst du direkt eine neue Buchungsseite an – allerdings nur, wenn du einen Kalender eingefügt hast. Ohne diesen funktioniert es nicht.
Auf der Buchungsseite arbeitest du dich Schritt für Schritt durch alle relevanten Einstellungen. Du nimmst die üblichen Anpassungen vor: Dauer des Termins, Vorlaufzeit, Puffer zwischen Buchungen. Positiv: Du kannst sogar die maximale Anzahl an Buchungen pro Tag festlegen – eine Funktion, die ich bei anderen Tools vermisst habe. Auch mobil funktioniert Doodle gut.
Das Erstellen der Buchungsseite ist wirklich schnell und einfach. In der kostenfreien Version ist die Zoom-Integration inklusive. Weitere Integrationen wie Zapier funktionieren nur in der bezahlten Version.
Der Haken: Du kannst den Kalender nicht in deine Website integrieren. Es wird lediglich ein Link generiert, den du mit deinen Besuchern teilst. Öffnest du diesen Link, wird schnell klar, warum der Ad-Blocker Alarm geschlagen hat: Rund um den Kalender befinden sich sieben Google-Werbeanzeigen.
Datenschutz
Doodle ist ein Unternehmen aus der Schweiz und gibt in der Datenschutzrichtlinie an, dass die Daten auf Cloud-Servern in Irland und Frankfurt gespeichert werden. Weiterhin wird angegeben, dass persönliche Daten nicht weitergegeben werden. Einen AV-Vertrag konnte ich nicht finden.
Das sollte verbessert werden:
Leider kannst du keinen Kalender erstellen, ohne deinen Google- oder Microsoft-Kalender mit Doodle zu verknüpfen. Ich persönlich finde diesen Zwang sehr schade. Obwohl auf der Website kommuniziert wird, dass dieser Prozess freiwillig ist, musste ich dennoch einen Kalender verknüpfen.
Extrem negativ fällt auf, dass du den Kalender nicht direkt in deine Website einbinden kannst. Das führt dazu, dass du deine Besucher von deiner Website wegschicken musst. Das ist aus meiner Sicht ein deutlicher Nachteil.
Die Werbeanzeigen rund um den Kalender sind jedoch das größte Problem. Ich habe im Test die kostenlose Version verwendet, aber die massive Werbepräsenz ist aus meiner Sicht nicht akzeptabel. Das beeinträchtigt die Nutzererfahrung erheblich und wirkt unprofessionell.
Darum ist doodle eine gute Calendly-Alternative:
Bedienung: Die Bedienung von Doodle ist wirklich sehr einfach. Du erstellst in wenigen Minuten einen Buchungskalender. Einfacher und schneller geht es kaum.
Sprache: Falls du dich mit Englisch schwer tust, ist Doodle eine gute Alternative für dich. Die Bedienung ist komplett auf Deutsch verfügbar.
Zoom-Integration in der kostenlosen Version: Im Vergleich zu anderen Tools hast du bereits in der kostenfreien Version die Möglichkeit, Doodle mit Zoom zu verknüpfen. Das bedeutet für dich: Nach einer Buchung wird automatisch ein Zoom-Meeting erstellt.
5. SimplyBook.me
Die Website von SimplyBook.me macht auf mich einen positiven Eindruck. Ein Konto ist schnell erstellt, allerdings bin ich nach dem Einloggen etwas erschlagen. Schnell und einfach geht definitiv anders.
Die Benutzeroberfläche ist zwar auf Deutsch, aber die Bedienung ist sehr verschachtelt. Mir fehlt der rote Faden – stattdessen ist es ein wildes Herumklicken. Immerhin gibt es im Backend eine Rubrik, in der alle nötigen Schritte erklärt werden. Ohne diese wäre ich aufgeschmissen. Insgesamt ist das viel zu kompliziert, was an den unzähligen Funktionen liegt. Da ich eine einfache Alternative zu Calendly suche, brauche ich diese vielen Funktionen womöglich gar nicht.
Das Tool eignet sich eher für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern und Dienstleistungen. Ein Friseur kann beispielsweise verschiedenen Mitarbeitern eigene Terminkalender zuweisen und unterschiedliche Dienstleistungen integrieren. Auf Wunsch wickelst du darüber auch Zahlungen ab.
Erwähnenswert ist die App. SimplyBook.me ist der einzige Anbieter in meinem Test, der sowohl für Google als auch für Apple eine eigene App anbietet. Getestet habe ich diese allerdings nicht.
Betrachtest du die ganzen Funktionen und vergleichst sie mit anderen Tools, wirkt der Preis von 8,25 € pro Monat sehr günstig. Vom Preis-Leistungs-Verhältnis ist das wirklich sehr gut. Insgesamt gibt es fünf Preis-Pakete bis zu 82,50 € pro Monat.
Datenschutz
SimplyBook.me ist ein EU-Anbieter und hat seinen Sitz in Zypern. Es gibt eine Datenschutzrichtlinie, die allerdings stellenweise auf Deutsch und Englisch ist. Einen AV-Vertrag kann man sich ohne Probleme herunterladen.
Laut eigenen Aussagen, werden Daten automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Server-Standorte sind in Kanada, Frankreich und Singapur.
Das sollte verbessert werden:
ch habe leider nicht alle Funktionen im Detail getestet, dafür gibt es einfach zu viele, allerdings würde ich mir eine einfache Bedienoberfläche wünschen.
Insgesamt ist das alles viel zu kompliziert und man muss ein wenig nach den Einstellungen suchen. Stellenweise habe ich den Eindruck, dass manche Begriffe auch nicht richtig gewählt sind und etwas irreführend oder unklar sind.
Darum ist SimplyBook.me eine gute Calendly-Alternative:
Preis-Leistung: Angesichts der vielen Funktionen sparst du dir womöglich andere Tools, da du mit SimplyBook.me sehr viel abdecken kannst. Der Preis ab 8,25 € pro Monat kann sich definitiv sehen lassen und ist für den gebotenen Funktionsumfang absolut gerechtfertigt.
Fazit & Bewertung
Calendly ist nach wie vor eine beliebte Plattform, um einen Online-Kalender in die Website einzubinden. Mittlerweile gibt es jedoch einige gute Alternativen, die datenschutzkonform sind und ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
Wenn du auf der Suche nach einem Tool bist, um Terminbuchungen einfach zu ermöglichen, solltest du dir nicht nur Calendly anschauen. Es lohnt sich, die Alternativen zu prüfen und das Tool zu wählen, das am besten zu deinen Anforderungen passt.
